De onderneming moet over rechtspersoonlijkheid beschikken, en dient een economische activiteit in het Vlaamse Gewest uit te oefenen op de vrije markt. Sommige ondernemingen die, hetzij als overheidsbedrijf, hetzij als monopolist, niet in een competitieve markt moeten opereren, kunnen enkel in aanmerking komen als ze diensten of producten willen ontwikkelen die niet onder het monopolie (zullen) vallen, en niet elders via de overheid gesubsidieerd worden.

Voor een uitgebreide toelichting, zie: Veel gestelde vragen rond de O&O-bedrijfsprojecten.

Baekeland-mandaten voorzien financiering van werknemers van een bedrijf of van een universiteit/onderzoeksorganisatie. De subsidie die toegekend wordt voor een Baekeland-mandaat wordt gedefinieerd als een percentage van de werkelijk uitgevoerde kosten, en voorziet vergoeding voor personeelkosten en werkingskosten. Indien een vennootschap geen verifieerbare personeelskosten^? kan voorleggen, kan hierop geen subsidie toegekend worden in het kader van een Baekeland-mandaat. Een opportuniteitskost kan dus niet aanvaard worden.

Een persoon kan ook via een (management)vennootschap een vergoeding ontvangen onder het statuut van zelfstandige. De effectieve kosten van dergelijke vergoeding komen eveneens voor subsidiëring in aanmerking op voorwaarde dat deze kosten verifieerbaar zijn.

Een intentieverklaring is een engagementsverklaring waarin de verschillende partijen verklaren dat ze wensen samen te werken in het kader van het projectvoorstel. Een intentieverklaring is dus eigenlijk niets meer of niets minder dan een verklaring zonder IP-regelingen, waarin de partijen zich akkoord verklaren met de indiening van de IWT-aanvraag. Deze wordt ondertekend door de projectuitvoerders, namelijk de kandidaat-mandataris, de wetenschappelijke en de industriële promotoren.

Een samenwerkingsovereenkomst daarentegen omvat alle afspraken rond IP-regeling, afspraken rond plaats van tewerkstelling, begroting, betalingsmodaliteiten, enz. Deze samenwerkingsovereenkomst dient ondertekend te worden door de gemachtigden van de kennisinstelling(en) en van het bedrijf.

Wanneer moeten deze documenten ingediend worden?

• De intentieverklaring moet in ieder geval, ondertekend door de projectuitvoerders, samen met de projectaanvraag ingediend worden tegen de uiterste indieningsdatum.
• Voor de evaluatie van een projectaanvraag is het belangrijk dat de intenties rond gebruik en transfer van resultaten (o.m. IP-afspraken) ook gekend zijn. Daarom vragen we bij indiening reeds de krijtlijnen van deze afspraken, hetzij als bijlage bij de intentieverklaring, hetzij in een samenwerkingsovereenkomst. Deze documenten moeten ondertekend worden door de gemachtigden van de kennisinstellingen en van het bedrijf, en mogen uitzonderlijk ingediend worden tot 5 werkdagen voorafgaand aan het mondeling expertencollege.
• Voor positief besliste aanvragen moet de definitieve samenwerkingsovereenkomst binnen de 4 maanden na beslissing in het bezit van IWT zijn. Na ontvangst en goedkeuring van deze samenwerkingsovereenkomst wordt de IWT-overeenkomst opgemaakt.

Hoe de kosten verdeeld worden, dient afgesproken te worden tussen de partners. Maar u dient er wel rekening mee te houden dat door de kennisinstellingen op het totaalbedrag van hun deel van de kosten (het deelbudget van de kennispartner) overhead afgenomen wordt. De som van alle indirecte kostenposten voor alle partners samen dient beperkt te worden tot 20% van de totale begroting.